Guide for håndtering av koronavirus - konferanse & events

Posted by Gyro Conference on Mar 9, 2020 1:35:56 PM

home-banner

Koronaviruset har kommet seg til Norge og slik kommuniserer du trygt med deltakerne, sponsorene og partnerne dine.

Som svar på trusselen mot koronaviruset implementerer mange strenge helseregler for å minimere risikoen ved arrangementer, mens andre kansellerer eller utsetter til et senere tidspunkt.

Vi forstår at det er mye usikkerhet rundt koronaviruset, ditt arrangement og helsen til deltakerne. Derfor har vi satt sammen denne veiledningen om sunn fornuft og praktiske råd du bør følge.

3 myter om koronaviruset og hva du bør vite

På dette tidspunktet har du sannsynligvis blitt bombardert med informasjon i media om COVID-19 – sykdommen forårsaket av den nyeste stammen av koronaviruset. Her er en grundig gjennomgang av hva du trenger å vite:

Myte: Koronaviruset kan ikke beherskes.
Viruset har i noen tilfeller klart å beherskes og WHO’s generaldirektør Dr. Tedros Adhanom Ghebreyesus har uttalt at koronaviruset sannsynligvis vil spre seg mindre enn influensa. «Hvis dette var en influensaepidemi, ville vi forsøkt å se utbredt samfunnsoverføring over hele kloden nå, og forsøkt å bremse den eller beherske den ville ikke vært gjennomførbart. Men beherskelse av koronaviruset er gjennomførbart og må forbli topp prioritet for alle land» (WHO).

Myte: Å få koronaviruset er alltid livstruende.
I hvilken grad noen blir påvirket av viruset avhenger av en rekke faktorer. Eldre mennesker og personer med kroniske helsetilstander vil sannsynligvis utvikle en mer alvorlig sykdom. WHO rapporterer imidlertid at 80% blir frisk av sykdommen uten å ha behov for spesiell behandling. 

Myte: Ansiktsmasker er viktige beskyttelsestiltak.
CDC fraråder faktisk bruk av ansiktsmasker som forebyggende tiltak. I stedet skal ansiktsmasker være forbeholdt de som faktisk er syke og helsearbeidere. Vær heller nøyere med etikken med nysing, snyte seg og grundig håndvask (CDC).

 

7 steg du kan ta for å beskytte deltakerne mot koronaviruset

1. Lag en beredskapsplan

En beredskapsplan vil sikre dine partnere og deltakere at du tar koronaviruset på alvor. Det vil også hjelpe til en mer sikker velkommen til dine deltakere.

Beste praksis for å lage en beredskapsplan:

  • Koordinere med lokale helsemyndigheter
  • Nå ut til alle møteplasser, hoteller og arenaer
  • Bestem steg for å identifisere og isolere deltakere med forhøyet risiko
  • Informer deltakere om forebyggingen av koronaviruset over hele arrangementet
  • Ha Antibac og desinfiserende våtservietter tilgjengelig

 

2. Opprettholde en dag-til-dag logg

En annen måte du kan la deltakere, samarbeidspartnere og foredragsholdere vite at du tar koronaviruset på alvor, er å opprettholde en dag-til-dag logg.

Beste fremgangsmåte for å opprettholde en oppdateringslogg på ditt nettsted:

  • Oppgi en dato for oppdateringene dine for å demonstrere at du aktivt overvåker situasjonen
  • Del den siste informasjonen fra lokale helsemyndigheter
  • Del de siste oppdateringene av beredskapsplanen din
  • Rett publikum til andre oppdateringer eller beredskapsplan-sider hvis relevant

 

3. Oppdater deltakerne proaktivt

Ved å etablere en oppdateringslogg på nettstedet, kan du enkelt gi informasjon til deltakere, foredragsholdere og samarbeidspartnere som søker informasjon om ditt arrangement.

For å sikre god informasjon, planlegg å sende regelmessige oppdateringer via e-post, skriv i dine sosiale medier og send push-meldinger i appen til arrangementet (hvis det benyttes app).

Beste fremgangsmåter for å oppdatere deltakere via e-post, sosiale medier og pushvarsler:

  • Del den siste oppdateringen om statusen til ditt arrangement
  • Nevn den siste oppdateringen fra lokale helsemyndigheter
  • Gjenta din beredskapsplan
  • Rett publikum til andre oppdateringer eller beredskapsplan-sider hvis relevant

 

4. Etabler helse- og sikkerhetsregler for ditt arrangement

Å lage klare retningslinjer som deltakere må følge på arrangementet ditt kan virke strengt, men det gir også ekstra beskyttelse for alle som deltar på arrangementet ditt og beroliger de som planlegger å delta.

Få tips til retningslinjer:

  • Ingen håndhilsning
  • Obligatorisk termisk screening for feber
  • Håndvask, håndvask og atter mer håndvask

Beste praksis for å etablere helse- og sikkerhetsregler for ditt arrangement:

  • Gi deltakerne rikelig varsling av helse- og sikkerhetsreglene din via e-post og andre kommunikasjonskanaler
  • Hvis retningslinjene dine kan føre til at deltakere blir ekskludert fra å delta på arrangementet, ha en klar (og sjenerøs) policy for tilbakebetaling/registrering
  • Vær veldig tydelig når du beskriver hva som er tillatt, hva som er forbudt og hva som anbefales

 

5. Skape et sanitært miljø på ditt arrangement

Som nevnt ovenfor, bør beredskapsplanen inkludere trinnene du tar for å gjøre arrangementet til et sanitært miljø. Disse trinnene skal følges gjennom området.

Beste praksis for å skape et sanitært miljø:

  • Gi deltakerne håndrenser når de registrerer seg på arrangementet
  • Lag synlige sanitæranlegg fylt med håndrenser og desinfiserende servietter til engangsbruk
  • Tørk av mikrofoner etter hver bruk
  • Påminne deltakere om beste hygienepraksis gjennom skilting og over e-post, sosiale medier eller push-varsler gjennom appen til arrangementet
  • Vurder å be deltakerne om å signere dispensasjonsfraskrivelse når de registrerer seg på stedet

 

6. Utsett arrangementet

Hvis du har fleksibilitet med de fleste av leverandørene og foreleserne, kan det lønne seg å utsette arrangementet til et tidspunkt seinere på året.

Beste fremgangsmåte for å utsette arrangementet ditt:

  • Som nevnt tidligere, demonstrer at du har overvåket situasjonen nøye og konkluder beslutningen som til beste for dine deltakere, foredragsholderne og partnerne.
  • Nå ut til deltakerne minst en uke før arrangementsdagen for å redde utenbysreisende fra å ta turen.
  • Ta kontakt med lokalet ditt og leverandørene for å se om du er kontraktsmessig dekket. Hvis ikke, se om du kan komme til en løsning. Sjansen er stor for at leverandører vil forstå den globale krisen.
  • Alternativt ta kontakt med hotellet og forhør om det finnes mulighet for en forbedret frist for oppsigelse.

 

7. Kansellere arrangementet

I verste fall må du avlyse arrangementet ditt. Etter måneder, kanskje også år med arbeid, kan det være en veldig vanskelig beslutning å trekke, men det kan være det rette valget.

Hvis det skjer, må du vite at du ikke er alene.

Å ta beslutningen om å avlyse en begivenhet kan ta en stor emosjonell belastning. Det er OK å uttrykke det i avbestillingsmeldingene dine som må sendes ut.

Beste fremgangsmåte for å avbryte arrangementet ditt:

  • Nok en gang, demonstrer at du har overvåket situasjonen nøye og konkluder beslutningen som til beste for dine deltakere, foredragsholderne og partnerne.
  • Nå ut til deltakerne minst en uke før begivenhetsdagen for å redde utenbysreisende fra å måtte ta turen.
  • Ta kontakt med lokalet ditt og leverandørene for å se om du er kontraktsmessig dekket. Hvis ikke, se om du kan komme til en løsning. Sjansen er stor for at leverandører vil forstå den globale krisen.
  • Kommuniser med alle berørte partnere via e-post. Forhåpentligvis stiller kontraktene dine betingelser for endringer i siste øyeblikk som dette. Ellers må du finne en løsning som er minnelig for alle involverte parter.
  • Ha en klar (og sjenerøs) policy for tilbakebetaling/registrering for deltakere.
  • Si eventuelt opp romblokker på hotell umiddelbart dersom det er bundet en økonomis risiko til dette i forhold til oppsigelsesfrister

 

Oppsummering helt til slutt

Det er ingen som benekter at koronaviruset utgjør en alvorlig utfordring for arrangementbransjen. Millioner av kroner i inntekter har allerede gått tapt, og mer er å forvente de kommende ukene, muligens månedene.

Topics: konferanse, coronavirus, kongress

Gyro Conference leverer rammen for de verdifulle møtene.

  • Prosjektledelse
  • Deltagerservice
  • Hotellbooking
  • Regnskap/budsjettkontroll
  • Gjennomføring
  • Abstracthåndtering
  • Sosialt program
  • Event

Siste innlegg